Offre d’emploi: Coordonnatrice ou coordonnateur aux événements et projets spéciaux
À propos de l’Obvia
L’Obvia est un réseau de recherche qui a pour mission d’identifier les enjeux sociétaux de l’IA et du numérique et de contribuer à des solutions qui placent les êtres vivants et la biosphère au centre de leur cycle de développement et d’utilisation. La communauté de recherche de l’Obvia, en collaboration avec la société civile, les acteurs publics, l’industrie et les développeurs, produit des connaissances ouvertes et soutient le renforcement des capabilités individuelles et collectives.
Mandat
Ce mandat consiste à planifier, organiser et coordonner les évènements (en personne, virtuels et hybrides) de l’OBVIA et de sa communauté de recherche. En plus des tâches principales à la fonction, la coordonnatrice ou le coordonnateur est notamment amené(e) à réaliser les tâches suivantes :
- Participer à l’élaboration de l’offre de services pour soutenir la communauté de recherche de l’OBVIA dans l’organisation d’événements (conférence, colloque, forum, webinaire, etc.) ainsi que recueillir, analyser et traiter les besoins des différentes parties prenantes du réseau et des partenaires;
- Agir à titre de personne ressource dans la planification et le déroulement des événements;
- Assurer la planification et l’exécution logistique des événements selon les standards définis, incluant notamment l’établissement des échéanciers, la définition des besoins, la coordination des ressources, le partage et la diffusion de l’information interne, le soutien et l’encadrement des partenaires et collaborateurs;
- Soutenir les responsables scientifiques dans l’élaboration des programmations, assurer les communications avec les conférencières et conférenciers et les partenaires, assurer les suivis auprès des participantes et participants;
- Coordonner avec l’équipe de communication la promotion, l’information et la publicité relative aux événements, participer à l’élaboration des stratégies et à la rédaction des contenus;
- Préparer des propositions budgétaires des événements pour la direction, assurer les relations avec les fournisseurs externes (hôtels, salles, imprimeurs, technique, traiteurs, etc.), contrôler le suivi du budget et coordonner les opérations liées au paiement des fournisseurs et au remboursement des collaborateurs;
- Coordonner le suivi interne et externe post-évènements, développer et administrer des outils d’évaluation et préparer des bilans des événements, recevoir les commentaires et formuler des recommandations dans une perspective d’évolution continue;
- Collaborer au développement ou à l’amélioration d’outils et processus pour assurer la planification et la coordination logistique des évènements;
- Coordonner la participation et la visibilité de membres de l’OBVIA à des événements externes au Québec, au Canada et à l’international;
- Participer à l’exécution de recherches de base, à la réalisation d’études de faisabilité et d’autres activités ou plans nécessaires à la mise en œuvre d’éventuels évènements ou projets spéciaux;
- Soutenir la direction et l’équipe opérationnelle afin de planifier et mettre en œuvre des projets spéciaux ou demandes ponctuelles connexes.
Profil recherché et atouts :
- Expérience en gestion d’événements ;
- Très bonne capacité à évoluer dans des environnements variés et parfois complexes, à prioriser et gérer plusieurs tâches simultanément, flexibilité des horaires en fonction des périodes ;
- Très bonne capacité au travail en équipe, à soutenir des équipes diverses et à coordonner la réalisation de tâches au sein d’une équipe ;
- Excellente capacité de communication à l’oral et à l’écrit en français et en anglais ;
- Connaissance du milieu de la recherche universitaire, un atout ;
- Expérience en gestion des opérations budgétaires et administratives, un atout.
Vos conditions d’emploi :
- Positionnement salarial concurrentiel déterminé en vertu des échelles salariales, selon l’expérience pertinente reconnue et la scolarité;
- Régime de retraite à prestations déterminées des plus concurrentiels, incluant des cotisations de l’employeur de l’ordre de 9,5% et employé de 8,8%;
- Programme d’assurances collectives : santé, maladie (courte et longue durée), vie, médicament et voyage;
- 23 jours de vacances annuellement en plus des congés fériés du 24 décembre au 2 janvier inclusivement;
- Horaire d’été allégé;
- Horaire flexible de 35h/semaine;
- Programme de conciliation travail-vie personnelle;
- Possibilité de financement pour entreprendre des études.
Candidature
Valorisant l’équité, la diversité et l’excellence, l’Université Laval s’engage fermement à offrir à l’ensemble de son personnel un milieu de travail et de vie empreint d’une culture inclusive. Pour l’Université Laval, la diversité est source de richesse et nous encourageons les personnes qualifiées de toute origine, tout sexe, orientation sexuelle, identité ou expression de genre ainsi que les personnes handicapées à présenter leur candidature.
Toute personne intéressée doit soumettre sa candidature sur le site des RH de l’Université Laval en cliquant sur le bouton Postuler et joindre dans un seul fichier une lettre de présentation ET un curriculum vitae récent. Offre 13135.
Date limite : 1er octobre 2023
Pour toute demande d’information en lien avec le poste, vous pouvez contacter Guillaume Macaux, directeur adjoint : guillaume.macaux@observatoire-ia.ulaval.ca
